Prêt pour votre gros plan? L’art de la vidéoconférence

La pandémie du COVID-19 perturbe nos façons de vivre et de faire des affaires. Elle change radicalement les relations interpersonnelles. Un aspect positif, toutefois, c’est que contrairement à la grippe espagnole de 1918, nous disposons aujourd’hui de la vidéoconférence, qui nous permet de garder le contact sans entrer en contact.

Comme beaucoup d’entreprises de par le monde, l’équipe d’i24 Solutions de gestion d’appels s’adapte à cette nouvelle réalité. Ainsi, quatre-vingt-quinze pour cent de nos agents et de notre personnel administratif travaillent à domicile et aident l’entreprise à poursuivre ses activités à l’aide de réunions régulières par webcam.

La communication par Facebook, Skype, Zoom et autres plateformes du genre existe depuis un moment déjà, et sert beaucoup aux échanges personnels. Mais il y a une différence entre une jasette sur Facetime et une présentation formelle devant un groupe de collègues. La diffusion de l’information n’est qu’une des raisons pour lesquelles il est important d’organiser des réunions régulières par webcam. Tout aussi important est le fait qu’en se voyant et en échangeant avec l’image d’une webcam et le son d’un microphone, nous entretenons la culture d’entreprise et les relations personnelles que nous avons bâties ensemble au bureau.

Pourquoi une réunion par vidéo plutôt que par téléphone? Le fait d’interagir avec quelqu’un visuellement en plus de vocalement donne une communication plus complète. Des études ont démontré que 55 pour cent de la communication provient du langage corporel, 38 pour cent du ton de voix, et 7 pour cent seulement des mots qui sont prononcés.

Dans ce billet, je vais partager avec vous certains petits trucs sur la vidéoconférence que j’ai appris durant les années où j’animais des émissions sur YouTube et des vidéoconférences avec des clients.

Je vais d’abord vous présenter les fondements, puis je vous donnerai des conseils qui vous aideront à donner l’impression que vous êtes assis dans le bureau juste à côté.

Tout commence par votre ordinateur.

Que vous travailliez en Mac ou en PC, plus vous avez de mémoire, mieux c’est, et un  processeur quadricœur est l’idéal. 16 Go de mémoire vive est très bien, mais 8 Go feront l’affaire.

La connexion Internet importe – beaucoup.

La plupart des fournisseurs de services Internet peinent à répondre à la demande accrue de bande passante provenant des millions de gens qui restent ou travaillent à la maison en raison de la pandémie de COVID-19. La vitesse optimale de téléversement est 10 Mbps (mégaoctets par seconde). C’est l’unité de mesure d’une bande passante Internet. Plus votre vitesse de téléchargement est élevée en Mbps, plus votre information audio et vidéo parvient rapidement et clairement à votre auditoire.

Vous pouvez vérifier votre vitesse de téléversement à l’aide d’un outil comme Speedtest.net ou en allant dans le site de votre fournisseur de services Internet. Ils ont tous un calculateur de vitesse. Au moment où j’écris ceci, ma propre vitesse de téléversement est de 11 Mbps.

Votre microphone est votre voix.

Le facteur le plus important dans une vidéo, enregistrée ou en direct, est la qualité de l’AUDIO. On peut tolérer un mauvais éclairage ou des images floues, mais si on ne peut pas s’entendre, impossible d’interagir.

Tous les ordinateurs iMac de bureau et portables comprennent des webcams, des microphones et des haut-parleurs intégrés. De nombreux PC en sont aussi munis. Ceux-ci conviennent aux séances de Facetime ou de Skype avec les petits-enfants, mais pas aux vidéoconférences avec des clients ou des collègues.

Plusieurs raisons expliquent ceci. Commençons par le microphone.

Utilisez des écouteurs. Cela peut être aussi simple que des oreillettes ou aussi complexe qu’un microphone de bureau de qualité balado.

Lorsque vous employez un micro d’ordinateur, vous êtes à quelque distance de celui-ci. Cela permet aux bruits ambiants de s’immiscer entre vous et le micro. Avez-vous déjà assisté à un appel vidéo où votre interlocuteur semble être assis dans une salle énorme? Vous voulez qu’il vous entende comme si vous murmuriez à son oreille.

La façon la plus simple d’y arriver est de porter un casque muni d’un microphone, comme ceux qu’utilisent nos agents d’i24.

Votre voix sera claire, et vous pourrez tout entendre sans aucune distraction ambiante.

C’est ce que porte notre modèle dans la photo ci-contre. (Je sais, merci. Je n’ai pas l’intention de changer de carrière.)

Si vous utilisez l’ordinateur pour diffuser de l’audio et écouter, il se peut que vous éprouviez une réaction acoustique lorsque l’audio qui vient de vos haut-parleurs internes est retransmise par votre microphone, pour ainsi former une boucle.

Le meilleur remède contre ceci est d’utiliser un casque écouteur.

Ainsi, il n’y a aucun risque que l’audio provenant du locuteur se mêle au son provenant de l’ordinateur.

J’utilise un microphone comme celui qu’on voit dans l’image, surtout lorsque j’enregistre une vidéo. C’est un microphone de bureau Yeti Blue USB. Ce modèle a fait ses preuves et trône toujours au sommet des listes d’évaluation.

(Microphone de bureau USB Yeti Blue)

Lorsque je fais des vidéoconférences et des vidéos de démonstration, c’est important qu’une mauvaise audio ne vienne pas gâcher l’expérience.

Le microphone intégré de votre ordinateur fera l’affaire, pourvu que vous disposiez d’oreillettes ou d’un casque écouteur, comme votre interlocuteur.

Votre webcam est votre portail.

La plupart des caméras intégrées aux ordinateurs sont adéquates pour la plupart des applications vidéo comme Facebook Live, Zoom, Skype, etc.

Pour obtenir de meilleurs résultats et un meilleur contrôle sur ce qui est vu, je recommande l’emploi d’une webcam externe. Elle offre plus de souplesse, dans la mesure où elle peut être installée sur votre moniteur ou sur un trépied, là où vous désirez.

J’emploie le modèle Logitech C920 depuis des années, et je le recommande chaudement, ou la version améliorée, Logitech C922. (Aucune affiliation.)

Conseil. Si la bande passante vous inquiète, certaines webcams et applis de vidéoconférence sont munies de filtres. Désactivez-les pour ménager la bande passante.

Mise en scène (Studio)

De nombreuses personnes n’aiment pas utiliser la vidéoconférence par crainte de mal paraître. Tuyau : préparez-vous comme pour le travail. En tant que consultant, j’ai travaillé à domicile durant des années. Le travail à domicile, c’est comme un perpétuel vendredi décontracté, sauf que le lieu de travail est différent, une sorte de succursale si l’on veut.

Alors, faites comme si vous alliez au travail et apportez votre plus beau sourire. Soyez conscient de ce que les gens voient lorsqu’ils se connectent à la conférence.

1 La pièce d’où vous organisez la conférence est-elle en désordre? Les invités regarderont-ils les livres sur vos étagères au lieu de vous écouter parler? Zoomez sur votre visage le plus près possible sans être mal à l’aise. Moins il y aura de distractions visuelles, mieux ce sera.

Tuyau. Placez la webcam au niveau de vos yeux si possible, surtout si vous vous adressez à une personne particulière. Le spectateur aura l’impression que vous le regardez dans les yeux si vous fixez directement la caméra. Ce n’est pas facile à faire, car on a tendance à regarder les gens dans le moniteur. Pour m’aider à fixer la webcam, je colle parfois un bonhomme sourire en guise d’aide-mémoire à côté de la caméra. Vraiment, ça aide!

2. Attention aux bruits parasites. Vos animaux de compagnie sont-ils dans la pièce? La laveuse est-elle en marche? Votre espace est un lieu de travail. Vous invitez les gens dans votre bureau. Raison de plus d’utiliser un casque microphone. Si le microphone est près de votre bouche, il risque moins de transmettre des sons indésirables – comme le chat qui crache une boule de poil.

3. Éteignez ou du moins baissez le volume des appareils comme les téléphones, radios etc.

4. Appuyez sur la touche discrétion si vous ne parlez pas. Surtout si vous aimez cliquer du stylo bille. Aussi commode si vous avez un clavier bruyant.

5. De plus, pensez aussi à la touche discrétion si vous avez besoin de sortir un moment ou si vous devez vous gratter en toute… discrétion.

Éclairage

Si vous êtes invité à une vidéoconférence, présentez-vous dans toute votre splendeur. Comme lorsque vous vous présentez à une réunion au bureau, vous voulez dégager de la confiance.

Diffuser d’un environnement ombrageux, c’est comme porter un capuchon. Cela signifie que vous préféreriez être ailleurs. Meilleur est l’éclairage, plus vous êtes présent.

Règle n^o 1 – Assoyez-vous toujours devant une source de lumière, jamais derrière. Cela peut être une fenêtre, une lampe ou un autre écran. Un bon éclairage, ça n’a pas besoin d’être compliqué.

Mon éclairage ici consiste en une lampe de bureau à ma gauche, qui se reflète sur une surface blanche, un lampadaire à ma droite, qui est incliné vers le bas pour éclairer ce côté de mon visage, et la lumière indirecte de 16h30, qui émane de la demi-fenêtre devant moi. Derrière moi, l’éclairage ambiant de la pièce est réduit.

S’il nous faut traverser une pandémie, nous avons la chance de vivre à une époque où la technologie nous permet de socialiser, de collaborer, de nous procurer les premières nécessités, de faire avancer nos vies et notre travail.

J’espère que ces conseils sur les vidéoconférences vous aideront à tirer le meilleur parti possible d’une situation qu’aucun d’entre nous n’aurait pu prévoir.

Êtes-vous prêt pour votre gros plan?