Est-il temps pour une réceptionniste virtuelle i24

Une réceptionniste « virtuelle » est-elle réelle?

Oui, les réceptionnistes virtuelles sont tout aussi réelles que la personne assise à votre comptoir de réception. Elles abondent tout autant en sourires accueillants et en renseignements qui procurent satisfaction et joie à votre clientèle.

Mais, contrairement à la réceptionniste que l’on peut voir, une réceptionniste virtuelle opère dans un endroit magique où elle n’est pas distraite par :

  • la réception et le traitement du courrier
  • les demandes des visiteurs spontanés
  • l’organisation des livraisons
  • l’alimentation du photocopieur
  • les demandes des autres employés
  • la prise de note lors de réunions
  • aller chercher du café pour tout un chacun

Et qu’est-ce qui arrive aux appelants lorsque Rose ou Robert sont encore chez Tim Horton?

Sont-ils transférés à la messagerie vocale?

Est-ce qu’une version verbale d’une photo générique leur rappelle les différentes options du clavier?

Entendent-ils…?

« Bonjour. Merci d’avoir appelé….. Désolé, nous sommes trop occupés pour vous répondre. Mais votre appel est important pour nous, alors veuillez choisir l’une des 37 options du menu suivant. Appuyez sur le dièse pour revenir au menu ou sur zéro pour parler à un être humain. »

Les quelques secondes passées à écouter un robot vous dire que votre appel est important peuvent paraître des heures. L’équivalent de la torture par l’eau en version musique d’ascenseur pendant une éternité. (Pourquoi la musique d’appel en attente donne-t-elle toujours l’impression d’émaner des profondeurs de la Fosse des Mariannes?)

Il fut un temps où les réceptionnistes n’avaient qu’à répondre au téléphone et ouvrir le courrier. Cette époque, que l’on voit dans des séries comme Mad Men, est révolue. De nos jours, les réceptionnistes sont des adjointes administratives qui doivent trouver le temps de répondre aux appels entre toutes leurs autres obligations.

Les réceptionnistes virtuelles d’i24 : des gens réels, en temps réel, tout le temps. 

Votre réceptionniste constitue votre ligne de front, le point de contact avec la clientèle. Les premières impressions sont importantes. Elles peuvent gagner ou perdre une vente.

Les affaires, c’est personnel.

B2B ou C3E, B2C ou CED, entreprises ou particuliers, en fin de compte, « tout ce qui compte, c’est qu’on soit sur la même longueur d’ondes ».

Un récent sondage mené auprès de plus de 2000 adultes américains concluait que 75 pour cent des répondants choisissaient un concurrent après une expérience négative au téléphone. Et que 30 pour cent étaient plus susceptibles de laisser un commentaire négatif.

« 50 pour cent des répondants ont dit que les temps d’attente prolongés étaient une de leurs principales frustrations en tant que clients. ̎ De plus, les gens ne voulaient pas avoir à répéter la même information à plusieurs représentants.̎ »

La perception de la marque a une incidence sur vos résultats.

expérience téléphonique négative peut affecter vos résultats. i24

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Pourquoi le choix d’une réceptionniste (adjointe) virtuelle peut faire augmenter les profits et diminuer la douleur.

Diminution des frais généraux

Si vous songez à engager une réceptionniste pour la première fois, c’est peut-être que votre entreprise a atteint un seuil critique.

Vous voilà au point où vous avez besoin d’aide, mais n’êtes pas certain(e) de pouvoir vous le permettre.

L’embauche d’une réceptionniste représente un investissement considérable : salaire, avantages sociaux, espace de travail, ordinateurs et trombones.

Externaliser la gestion de vos appels vous épargne des frais considérables. Cela vous donne le temps de vous concentrer sur la croissance de votre entreprise et de vos profits jusqu’au point où vous pourrez engager l’aide nécessaire. (Consultez i24 pour obtenir un devis.)

1. Augmentation de l’efficience

Un appel manqué est une occasion ratée.

Cela prend du temps de répondre aux appels, de saisir exactement ce que recherche le client. Répondre aux appels tout en gérant le reste de vos activités est dangereux. Vos clients et votre entreprise nécessitent toute votre attention. Lorsque vous en négligez un, vous menacez les deux.

2. Formation spécialisée

i24 Solutions de gestion d’appels est le chef de file national en matière de formation d’agents de centre d’appels et de technologies des communications.

Il se peut que votre réceptionniste soit une véritable touche-à-tout. Mais les réceptionnistes virtuelles d’i24 ne touchent qu’aux appels de vos clients. Leur formation spécialisée assure que vos appelants sont certains d’avoir joint votre entreprise.

3. Repérage de clients potentiels

En plus de vous épargner de l’argent, les réceptionnistes virtuelles peuvent faire augmenter vos revenus. Un professionnel affecté à votre clientèle apportera davantage d’occasions de ventes.

i24 recueille une foule de données tout en servant votre clientèle. Ces données servent à affiner la personnalisation de votre compte.

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Lead generation i24 virtual receptionistVous pouvez transformer les données colligées par i24 en un puissant outil de gestion :

  • Suivre les résultats des appels
  • Découvrir les tendances
  • Déceler les problèmes

Générer des rapports personnalisés sur n’importe aspect d’un appel :

  • Territoire
  • Type de produit
  • Catégories
  • Sources de publicité
  • Démographie

Les propriétaires d’entreprises s’embourbent souvent dans les opérations et les « systèmes ». Chaque décision que prend une compagnie, chaque système qu’elle met en place doit d’abord être au service de la clientèle. Ne soyez pas « à la remorque ».

Choisir les bonnes parties prenantes pour votre entreprise est la décision la plus importante que vous allez prendre.

Il est capital d’engager la bonne personne pour devenir la voix de votre entreprise. Cette position de confiance doit être comblée par quelqu’un qui s’y connaît en technologie des communications. Quelqu’un de sociable, d’engageant, de patient et de professionne.

Cette personne doit également avoir une connaissance intime des services et de la culture de votre entreprise.

Cela exigera beaucoup de formation. Êtes-vous équipé pour la dispenser?

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i24 Call Management Solutions

Les réceptionnistes virtuelles d’i24 offrent un soutien personnalisé aux appelants.

Elles prolongent invisiblement vos activités 24 par jour, 7 jours par semaine, 365 jours par année.

Appelez i24 Solutions de gestion d’appels et voyez par vous-même.