5 raisons pour lesquelles vous devriez envisager une réceptionniste virtuelle

Pour pouvoir attirer des clients qui ont ce qu’ils veulent, quand ils veulent et au prix qu’ils veulent, les entreprises doivent être flexibles, disponibles et rentables. L’utilisation d’une réceptionniste virtuelle vous aidera à y arriver.

Les habitudes de consommation ont changé. Les gens passent beaucoup de temps à magasiner les produits et les services en ligne avant de faire un choix. Lorsqu’ils investissent tout ce temps, vous devez voir à ce que leur appel téléphonique ou leur formulaire de contact reçoive une réponse prompte et professionnelle, peu importe quand vous les recevez.

Nous vivons à une époque où les fuseaux horaires importent de moins en moins, et la commodité, de plus en plus. Les gens, surtout la génération du millénaire, sont peu enclins à laisser des messages téléphoniques, c’est pourquoi vous devez toujours avoir quelqu’un en poste pour répondre aux appels ou aux demandes en ligne. La solution, c’est de confier la réponse de vos appels téléphoniques à une réceptionniste virtuelle.

Les réceptionnistes virtuels d’i24 : des gens réels, en temps réel, tout le temps.

Les affaires, c’est personnel.

Que vous traitiez avec le public ou avec d’autres entreprises, au bout du compte, les affaires se font toutes de personne à personne.

Vous devez vous assurer qu’à toute heure du jour, votre appelant entendra une voix humaine au bout du fil ou recevra rapidement une réponse à sa demande en ligne.

Un récent sondage mené auprès de plus de 2000 adultes américains concluait que 75 pour cent des répondants vont chez un concurrent après une expérience téléphonique négative. Et que 30 pour cent sont plus susceptibles de laisser des commentaires négatifs.

« 50 pour cent des répondants ont dit que les attentes prolongées étaient l’une de leurs principales sources de frustration. De plus, les gens n’aimaient pas ‘répéter les mêmes renseignements à de multiples représentants’. »

Voici cinq raisons pour lesquelles il est avantageux d’avoir recours à une réceptionniste virtuelle par l’entremise d’un service de gestion des appels :

Le coût d’engager à l’interne une réceptionniste dont les principales fonctions sont de répondre aux appels téléphoniques et aux courriels est considérable.

En plus de son salaire horaire, une réceptionniste vous coûtera des avantages sociaux, des taxes, un espace de travail et des agrafes. Voilà une des raisons pour lesquelles de nombreuses entreprises préfèrent concentrer plusieurs autres tâches administratives dans ce poste et l’éliminer carrément.

« À l’origine, la réceptionniste n’avait guère d’autre tâche que d’accueillir des clients, mais ce poste a évolué au cours des vingt dernières années. De nos jours, les réceptionnistes doivent répondre aux appels téléphoniques, accomplir des tâches informatiques de base, classer des documents, et plus encore. Mais même ce type de réceptionniste est en voie de céder sa place à une plus grande évolution, la réceptionniste virtuelle. » – What is the Future of the Receptionist Position?

Le cumul des tâches peut paraître efficient, mais il présente un réel problème. Cette personne est-elle en mesure de bien répondre aux appels et à la correspondance pendant qu’elle accomplit ses autres tâches? Les appelants sont-ils acheminés vers une boîte vocale lorsque la réceptionniste ne peut répondre? N’oubliez pas, les affaires se font toutes de personne à personne. Les gens veulent avoir l’impression qu’ils comptent : une voix synthétique ne sera pas à la hauteur, et la perte d’un appel peut être coûteuse.

Les entreprises de gestion d’appels qui offrent des services de réceptionniste virtuelle chargent normalement en fonction du temps d’utilisation. i24 Solutions de gestion d’appels, par exemple, offre une tarification progressive dont les coûts baissent à mesure que l’utilisation augmente. Au lieu d’acheter des forfaits de minutes qui risquent de demeurer inutilisées à la fin de chaque mois, vous ne payez que ce que vous utilisez. Vous ne pouvez pas faire ça avec une employée salariée.

Les réceptionnistes virtuelles peuvent faire bien plus que de gérer vos appels.

Elles peuvent notamment traiter vos formulaires de contact en ligne, fournir à vos clients les renseignements dont ils ont besoin (selon vos directives), vous transmettre par courriel ou par texto des détails sur les arrivées, les départs et les congés de maladie des employés.

Elles sont disponibles aux heures d’affluence, le jour et la nuit, ou encore le matin, avant même que vous arriviez. Que vous soyez au bureau, en voyage d’affaires ou en vacances, votre réceptionniste virtuelle est fidèle au poste.

Vous avez sans doute formé vos employés lorsqu’ils ont commencé chez vous. Mais sérieusement, combien de temps et de ressources avez-vous consacrés à leur formation continue?

La technologie et les habitudes des consommateurs changent à la vitesse grand V. Si votre travail vous accapare tous les jours, c’est difficile de suivre l’évolution de vos concurrents. Les entreprises comme i24 Solutions de gestion d’appels ont du succès parce qu’elles se tiennent à la fine pointe des technologies de communication. Leurs employés apprennent constamment de nouvelles manières plus efficaces de travailler et de servir leurs clients. C’est l’une des raisons pour lesquelles i24 a remporté le Prix national d’excellence de CAM-X pendant vingt-deux années consécutives.

Ses réceptionnistes virtuelles sont formées pour maintenir les normes de service les plus élevées qui soient, notamment en ce qui concerne :

• Le temps qu’il faut pour répondre à l’appelant
• La courtoisie
• L’exactitude de l’information communiquée
• La connaissance du compte
• L’impression générale de l’appel
• Et le facteur « WOW » d’ensemble.

Ce dernier critère, le fameux facteur WOW, fait maintenant partie de la culture d’entreprise d’i24.

Non seulement nous évaluons tous les membres de notre équipe après qu’ils ont répondu aux appels, mais nous engageons uniquement les agents les plus rigoureusement formés et expérimentés de l’industrie.

Vous est-il jamais arrivé de partir en vacances et de penser sans cesse à ce qui se passait au bureau?

De craindre de rater un appel de la part d’un client important? Si cela vous ressemble, alors la tranquillité d’esprit et la flexibilité qu’un service personnalisé de réceptionniste virtuelle vous procure en valent largement la peine.

Si vous ne dormez plus lorsque vous n’êtes pas au-dessus de vos affaires, vous n’avez qu’à nous dire pour quels appelants et à quel moment vous voulez être avisé par courriel ou par texto.

Votre réceptionniste est votre ligne de front, votre point de contact avec les clients. Les premières impressions sont importantes. Elles peuvent gagner ou perdre des ventes.

En tant que propriétaires d’entreprise, nous nous empêtrons souvent dans les opérations et les « systèmes ». Chaque décision que vous prenez, chaque système que vous déployez doit l’être au service de vos clients, d’abord et avant tout.

Il est critique d’embaucher la bonne « voix » pour votre entreprise. Ce poste exige quelqu’un qui maîtrise les technologies modernes de communication. Cette personne doit aussi avoir de bonnes aptitudes sociales, être affable, patiente et professionnelle.

Elle doit aussi connaître sur le bout des doigts les services et la culture de votre entreprise. Tout cela exige une bonne dose d’expérience, d’attention et de formation.

L’embauche d’une réceptionniste virtuelle vous permet de vous concentrer sur ce qu’il faut faire pour que les clients appellent. Pour ne pas échouer au moment même où un client potentiel ou existant entre en contact, envisagez de confier vos appels à une réceptionniste virtuelle.

Appelez-nous au 1-800-667-6767. Nous serons heureux de vous parler « de personne à personne » et de répondre à toutes vos questions.