En quête de solutions de gestion d’appels pour gérer vos propriétés?

Si vous êtes un gestionnaire d’immobilier commercial, ce qui vous empêche de dormir la nuit est probablement lié à l’un des facteurs suivants :

Temps
Gestion
Entretien

Nous nous plaignons tous de manquer de temps. Pourtant, nous disposons tous des mêmes 24 heures, mais nous ne les utilisons pas tous de la même manière.

Ce n’est pas le temps qui fait défaut, c’est la gestion.

Les gestionnaires immobiliers doivent jongler avec des engagements simultanés :

– les appels des locataires,

– les plaintes des propriétaires,

– les demandes de chercheurs de propriétés,

– les vérifications de références des propriétaires,

– les appels des fournisseurs de services, etc

Ils se sentent victimes du téléphone et du courriel parce qu’ils n’en ont pas le contrôle. L’impartition des appels peut vous redonner les rênes.

Problème :

TEMPS –

« L’efficience, c’est bien faire les choses; l’efficacité, c’est faire les bonnes choses. » – Peter Drucker

Le manque de temps, comme de fonds, peut nous laisser plus lents à réagir et dégarnis du portefeuille.

Un gestionnaire immobilier éteint régulièrement des feux, tout en jonglant avec les appels téléphoniques et les urgences des immeubles. Mais même un gestionnaire hors pair a son talon d’Achille – le temps.

Lorsque chaque détail exige toute votre attention, aucun n’en a assez. Click to Tweet

Solution :

Impartition –

Il y a plusieurs chemins qui mènent à Rome. Mais si vous êtes à bout de souffle, tout chemin que vous choisissez sera un cul-de-sac.

Une façon d’économiser de l’énergie, c’est d’en consommer moins. En allégeant le fardeau, vous ferez plus de millage. Déléguer ou impartir le travail moins urgent vous donne plus de millage et de pouvoir.

Par exemple, confier vos appels à un service professionnel de gestion d’appels vous donnera le temps de vous concentrer sur vos priorités.

Les agents du centre d’appels vous représentent. Ce sont vos réceptionnistes virtuels qui filtrent les appels et les réacheminent selon vos directives.

On vous avise immédiatement des seuls appels qui constituent une priorité pour vous.

Que vaut une bonne nuit de sommeil?

Être « de garde » signifie qu’on peut vous interrompre à tout moment. Cela peut vouloir dire recevoir un appel à 3 heures du matin de quelqu’un qui veut savoir l’heure d’ouverture du bureau de location.

Les agents du centre d’appels sont « de garde » 24/7. Ils filtrent les appels pour que seules les urgences perturbent votre sommeil.

Problème :

Gestion –

« Ipsa scientia potestas est » (Le savoir, c’est le pouvoir) – Francis Bacon

Le savoir, au fond, c’est des données.

Lorsque Bacon a écrit ces mots en 1597, seulement 30 % de la population pouvait y accéder. Aujourd’hui, nous sommes inondés de données. Le défi n’est plus d’y accéder, mais de les gérer.

Comment rester à jour? Quelles données sont importantes? Comment s’en servir à bon escient?

La plupart des centres de gestion d’appels recueillent des quantités de données, mais peu les mettent à la disposition de leurs clients. Ces données sont pourtant une précieuse ressource pour établir une solide stratégie d’entreprise.

Les rapports personnalisés tirés de ces données peuvent révéler des tendances comme :

Les locataires qui demandent de l’aide le plus souvent,
L’historique d’appels de chaque propriété (locataires, ou copropriétaires de condos)
Les immeubles qui rapportent le plus de problèmes

Solution et avantages :

Les services de gestion d’appels deviennent vos gestionnaires personnels de relations clients. Ils vous épargnent du temps, de la frustration et des pertes de revenus en :

Relevant les historiques et les tendances des appelants
Repeuplant l’information de vos scripts lorsqu’un client rappelle. (Ça réduit l’attente et la frustration du client en évitant de lui faire répéter ses détails à chaque appel.)
Vous facturant moins de temps grâce à une réduction des erreurs et des redondances.
Suivant les problèmes particuliers des utilisateurs. (Et ainsi en réduisant les erreurs d’entrée et les omissions.)

Problème :

Entretien – (prévention des réparations d’urgence)

Rater un appel à propos d’un plafond qui fuit peut entraîner de sérieux dommages à votre propriété.

La plus petite déclaration de sinistre peut non seulement faire monter vos primes d’assurances jusqu’au plafond, mais jusqu’au toit.

Qu’arrive-t-il lorsqu’un des systèmes de CVCA de votre propriété tombe en panne au milieu de la nuit, sans que personne ne s’en aperçoive?

Les délais causés par les appels ignorés entraînent non seulement des réparations coûteuses, mais aussi la perte de la bonne volonté et de la confiance de vos clients.

Solution et avantages :

Les services de gestion d’appels filtrent vos appels selon vos préférences. Si l’appel est urgent, vous en êtes immédiatement avisé par SMS, courriel ou téléphone. L’agent peut prévenir une aggravation du problème en initiant un protocole de prévention avec l’appelant.

Par exemple, il peut suggérer à l’appelant de « fermer l’entrée d’eau ou d’étendre des serviettes ou un capteur pour l’eau ». Cela vous donnera le temps de faire un appel de service. Entre-temps, le problème n’est pas devenu un cauchemar d’assurance.

Vous avez protégé votre investissement immobilier et épargné à votre client un inconvénient majeur.

i24 Solutions de gestion d’appels a des agents en poste 24/7. Ses services sont personnalisés pour répondre à vos besoins.

L’impartition de la gestion de vos appels peut sembler une démarche laborieuse. Vous avez peut-être l’impression de ne pas avoir le temps qu’il faut, mais i24 voit à ce que l’établissement et la mise en service de votre compte se fassent sans douleur.