L’obligation d’avoir l’air occupé est profondément ancrée dans notre culture.

Si vous vous empressez de fermer des onglets de navigateur, de brasser visiblement des papiers ou de taper n’importe quoi au clavier lorsque le patron approche, vous êtes accro à « avoir l’air occupé ».

C’est peut-être une question de génération, mais si vous êtes sur le marché du travail depuis un moment, vous pensez probablement que « Je suis occupé(e) » est encore un gage de réussite.

« Regardez-moi. Je suis un bourreau de travail. Je suis indispensable. »

Ce phénomène, qui s’applique particulièrement à l’Amérique du Nord anglophone, se traduit par une réticence bien documentée à prendre des vacances ou des congés de maladie.

Il y a une pression tacite mais non moins réelle de « se présenter au travail », avec pour conséquence malheureuse une perte de productivité et une hausse du roulement de personnel, pour cause d’épuisement.

« Personne n’a le droit d’être malade. La maladie est une faiblesse », selon LeaAnne DeRigne, professeure agrégée de travail social à la Florida Atlantic University.

La croissance exponentielle des technologies de communication qui nous connectent en permanence à notre travail a élevé le multitâche au rang des vertus entrepreneuriales. Combien d’affichages de postes avez-vous vus qui contiennent « multitâche », « souci des échéances » et « aimer travailler sous pression »?

L’une des plus grandes fumisteries qui ont cours dans le monde des affaires depuis une ou deux décennies, c’est que la capacité de multiplier les tâches vous donnera un avantage certain.

Or, de récentes recherches en neurosciences révèlent que le cerveau ne peut pas accomplir plusieurs tâches simultanément. Ce qu’il arrive à faire, c’est de passer très rapidement d’une tâche à l’autre. 

Donner l’apparence de faire plusieurs choses à la fois permet d’avoir l’air occupé, et nous avons appris qu’il nous faut avoir l’air occupé pour garder nos emplois.

Il y a tant de choses qui sollicitent notre attention en même temps. Si notre cerveau est incapable d’accomplir plusieurs tâches simultanément, comment arriverons-nous au sacrosaint multitâche?

Eh bien, nous n’y arriverons pas.

Dans un article qu’il a récemment publié, Mitch Joel suggère plutôt que nous empilons les tâches, en fonction du contexte et des tâches.

Il prend pour exemple les gens qui font de l’exercice tout en écoutant ou en lisant un livre – un empilage de tâches.

D’autres exemples :

Lire un livre à la toilette? (Ou vérifier son téléphone – tout le monde le fait!)

Supprimer des courriels et parcourir des informations tout en cherchant des idées?

Lire/écouter un livre en se rendant au travail?

Ce que ces tâches ont en commun, d’après lui, c’est qu’elles peuvent être accomplies en même temps sans que l’une n’empêche l’autre (sur le plan physique ou psychologique).

Alors, est-ce possible avec les tâches du travail?

Il semblerait bien que non.

Selon un groupe de chercheurs de Stanford, les gens qui sont régulièrement bombardés de plusieurs sources d’information électroniques n’arrivent pas à porter attention, à contrôler leur mémoire ou à passer d’une tâche à l’autre aussi bien que ceux qui préfèrent compléter une tâche à la fois.

Un des facteurs qui contribuent le plus au stress est le sentiment de perte de contrôle.

Lorsque nous sommes bombardés d’information ou devant une liste infinie de tâches et de courriels à lire, nous nous sentons dépassés.

C’est pourquoi la gestion du temps et des tâches aide grandement à minimiser le stress.

Conseils sur la gestion du temps pour gens « occupés »

Entamer la journée avec des priorités clairement établies vous donne confiance et les rênes de votre travail. Voici d’autres conseils pour réduire votre stress et vous libérer du besoin d’avoir l’air occupé :

Soyez à l’aise de dire « non ».

Si vous répondez constamment à des interruptions et des demandes, vous sabotez vous-même vos progrès. Il y a bien sûr des urgences qui demandent votre attention immédiate. Toutes les autres demandes devraient passer après vos objectifs établis.

Éliminez les distractions 

J’emploie une application de Chrome appelée OneTab qui dissimule les onglets de navigateurs que l’on n’utilise pas.

Segmentez vos tâches

On ne peut pas manger un éléphant d’une seule bouchée. Divisez vos tâches en pièces gérables.

Lisez vos courriels à des moments précis

Supprimez les abonnements inutiles et rangez vos courriels dans des fichiers ou par priorité.

Connaissez vos objectifs

Sachez quelles tâches demandent une attention immédiate.

Priorisez

Stephen Covey, coauteur de First Things First, offre un outil organisationnel pour gérer votre liste de tâches en fonction de ce qui est important et urgent.

Important et urgent — Les tâches qui doivent être accomplies. Faites-les sur-le-champ.

Important mais pas urgent — Les tâches qui semblent importantes mais ne le sont pas vraiment. Décidez quand vous les ferez.

Urgent mais pas important — Les tâches qui font le plus de « bruit », mais qui ont peu ou aucune valeur une fois accomplies. Déléguez-les autant que possible.

Ni urgent ni important — Choses à faible priorité qui donnent l’illusion d’être occupé. Faites-les plus tard.

« Le problème, c’est le manque de direction, pas le manque de temps. Nous avons tous des journées de 24 heures. » – Zig Ziglar

Préparez-vous

En tant que directeur de la réalité virtuelle chez i24 Solutions de gestion d’appels, je rencontre l’équipe des ventes et du marketing au début de chaque journée pour faire le point sur nos objectifs.

Qu’il s’agisse de générer de nouvelles pistes, d’en clore d’anciennes ou de lancer une nouvelle campagne de marketing, nous accordons à chaque projet une liste de priorités pour ce jour-là.

Bien que nous ayons chacun nos listes quotidiennes, la coordination de nos tâches assure que nous ramons tous dans le même sens. Cela nous motive aussi à garder le cap, car personne ne veut être un boulet pour l’équipe.

Toutefois, si vous êtes comme Douglas Adams, rien de tout cela n’a de l’importance.

« J’adore les échéances. J’aime le bruissement qu’elles font lorsqu’elles s’envolent. » – Douglas Adams

Être occupé n’est pas la même chose qu’être efficace.

Le temps est venu de remplacer « Je suis occupé(e) » par « Je suis organisé(e) ».

Ainsi, nous aurons moins de stress, plus de temps, la capacité d’en faire davantage et de faire les bonnes choses.